Необходимые условия внедрения системы SAP

Принято считать, что для успешной реализации проекта SAP достаточно качественного управления проектом и наличия высококвалифицированных консультантов SAP, хорошо владеющих знаниями в настройках системы. Это дает возможность с большой вероятностью реализовать проект согласно ранее утвержденных сроков и бюджета. Но есть еще один аспект, который упускают внедряя систему SAP – “People side of change” & “Organizational change management” (OCM).
Управление изменениями — это важная функция, которая объединяет технологии, процессы и сотрудников!
Данное направление стало очень актуальным, и действительно востребованным при реализации проектов любого типа – будь то организационные изменения, бизнес трансформация, внедрение ERP системы. Зачастую, требования к роли менеджера по управлению изменениями одинаковые, независимо от характера проекта, и только по детальному описанию вакансии, или же при прохождении интервью можно узнать, в каком типе проекта требуется управлять изменениями. А есть ли действительно разница с точки зрения управления изменениями? Верю, что да!
В случае с SAP, которая представляет собой высоко интегрированную и хорошо структурированную ERP-систему, для каждого аспекта развертывания требуются навыки и знания, специфичные для нее. Члены технических/функциональных/проектных команд должны знать, как работает SAP, чтобы планировать и выполнять свою работу. На мой взгляд, та же логика применима и к работе OCM (Organization change management). Менеджеры по изменениям могут сказать: «Какая разница — изменение есть изменение?» – на что можно парировать следующим аргументом: «Врач есть врач, но терапевт не станет лечить больной зуб».
Невозможно успешно управлять изменениями исходя лишь из позиции “people only change”. Все элементы Люди, Процессы, Технологии, Поставщики и Клиенты должны быть своевременно учтены. А для этого Менеджер по изменениям должен иметь знания SAP и понимать, как работает система. Он должен знать, что «незначительное» техническое изменение может привести к серьезному организационному выравниванию и может повлиять на любой из аспектов реализации проекта. Например, добавление в системе одной кнопки с «Sales order” либо же “Billing document”, может повлечь изменения последовательности шагов процесса или существенно скорректировать текущую ролевую модель. Правильно заданный заказчику вопрос может уберечь от подобных последствий, либо повлиять на оценку сроков, последовательность реализации задачи/проекта и своевременность привлечения соответствующих ресурсов.
Менеджер по изменениям в программах SAP должен иметь целостное представление об изменениях, которые SAP привносит в организацию. Речь идет не только об организации некоторых мероприятий, информировании заинтересованных сторон, рассылке электронных писем, проведении опросов и сборе отзывов. Внедрения SAP сложны, и в зависимости от того, идет ли речь о развертывании с нуля или развертывании шаблона, различаются действия OCM, а также требования к пониманию SAP со стороны менеджера по изменениям.
Внедрение с нуля означает, что организация собирается внедрить и испытать SAP впервые. С точки зрения менеджера по изменениям, подготовка и поддержка организации на всех уровнях — от руководителей до конечных пользователей. Менеджер по изменениям должен иметь глубокое понимание SAP как системы, а управление каждым аспектом OCM на самом низком уровне является ключом к успешному управлению изменениями.

Помню, как впервые столкнулась с системой SAP в качестве конечного пользователя, и при обучении я совсем не понимала всех этих терминов по типу «исходящая поставка», «отпуск материала», «вид движения»..в тот момент я и все мои коллеги были в ужасе и просто оказывали огромное сопротивление в работе с данной системой..хотя по сути это были привычные нам процессы отгрузки и списания продукции со складов. Когда же спустя несколько лет я внедряла SAP в качестве консультанта, с пониманием основ Change Management, применяя базовые инструменты в своем функциональном направлении и проводила параллели между системой и реальными процессами, то уровень понимания и вовлеченности сотрудниками был существенно выше.
При развертывании шаблона справедливо предположить, что организация имеет представление о работе SAP. Но сложности управления изменениями состоят в проведении FIT-GAP анализа, для идентификации действий в системе, которые будут отличными от привычных и для построения, возможно, новой последовательности исполнения бизнес-процесс. Это в свою очередь может оказать влияние на текущую организационную структуру, либо же модель полномочий в системе.

Роль SAP Change Manager должна иметь возможность консультировать и обучать лиц, принимающих решения:

• Им необходимо определить бизнес-преимущества, ожидаемые от внедрения SAP.
• Они должны гарантировать, что будущие процессы были согласованы с бизнесом и приведены в соответствие с выгодами для бизнеса.
• Они должны гарантировать, что поставщик и клиенты, которые получат доступ к системе, были хорошо вовлечены и обучены.

Согласно проведенных компанией Prosci исследований и опросов, проект типа «Внедрение ERP системы» попал в перечень самых сложных проектов, и одной из рекомендаций для ведения управления изменениями в проекте данного характера стало следующее требование к менеджеру по изменениям: «Above-average understanding of the ERP system» (Prosci, “Best practices in Change management”, 2018 edition).
На мой взгляд, наиболее важным критерием должно быть то, что менеджеры по изменениям понимают SAP, и наоборот, консультанты SAP владеют методологиями управления изменениями. Подобный сценарий обеспечит эффективное внедрение системы SAP как с технической стороны, так и со стороны принятия новой системы пользователями и заказчиками.