Передумови впровадження системи SAP

Заведено вважати, що для успішної реалізації проєкту SAP достатньо якісного управління проєктом і наявності висококваліфікованих консультантів SAP, які добре володіють знаннями в налаштуваннях системи. Це дає можливість з великою ймовірністю реалізувати проєкт відповідно до раніше затверджених термінів і бюджету. Але є ще один аспект, який упускають, впроваджуючи систему SAP, – “People side of change” & “Organizational change management” (OCM).
Управління змінами – це важлива функція, яка об’єднує технології, процеси та співробітників!
Цей напрямок став дуже актуальним, і дійсно затребуваним під час реалізації проєктів будь-якого типу – чи то організаційні зміни, чи то бізнес-трансформація, чи то впровадження ERP-системи. Найчастіше, вимоги до ролі менеджера з управління змінами однакові, незалежно від характеру проєкту, і тільки за детальним описом вакансії, або ж під час проходження інтерв’ю можна дізнатися, в якому типі проєкту потрібно управляти змінами. А чи є дійсно різниця з точки зору управління змінами? Вірю, що так!
У випадку з SAP, яка являє собою високо інтегровану і добре структуровану ERP-систему, для кожного аспекту розгортання потрібні навички і знання, специфічні для неї. Члени технічних/функціональних/проєктних команд повинні знати, як працює SAP, щоб планувати і виконувати свою роботу. На мій погляд, та сама логіка застосовна і до роботи OCM (Organization change management). Менеджери зі змін можуть сказати: “Яка різниця – зміна є зміна?” – на що можна парирувати таким аргументом: “Лікар є лікар, але терапевт не стане лікувати хворий зуб”.
Неможливо успішно управляти змінами виходячи лише з позиції “people only change”. Усі елементи Люди, Процеси, Технології, Постачальники та Клієнти мають бути своєчасно враховані. А для цього Менеджер зі змін повинен мати знання SAP і розуміти, як працює система. Він має знати, що “незначна” технічна зміна може призвести до серйозного організаційного вирівнювання і може вплинути на будь-який з аспектів реалізації проєкту. Наприклад, додавання в системі однієї кнопки з “Sales order” або ж “Billing document”, може спричинити зміну послідовності кроків процесу або істотно скоригувати поточну рольову модель. Правильно поставлене замовнику запитання може вберегти від подібних наслідків, або вплинути на оцінку термінів, послідовність реалізації завдання/проєкту і своєчасність залучення відповідних ресурсів.

Менеджер зі змін у програмах SAP повинен мати цілісне уявлення про зміни, які SAP привносить в організацію. Йдеться не тільки про організацію деяких заходів, інформування зацікавлених сторін, розсилку електронних листів, проведення опитувань і збір відгуків. Впровадження SAP складні, і залежно від того, чи йдеться про розгортання з нуля, чи розгортання шаблону, різняться дії OCM, а також вимоги до розуміння SAP з боку менеджера зі змін.
Впровадження з нуля означає, що організація має намір впровадити і випробувати SAP уперше. З точки зору менеджера зі змін, підготовка та підтримка організації на всіх рівнях – від керівників до кінцевих користувачів. Менеджер зі змін повинен мати глибоке розуміння SAP як системи, а управління кожним аспектом OCM на найнижчому рівні є ключем до успішного управління змінами.

Пам’ятаю, як вперше зіткнулася з системою SAP як кінцевий користувач, і під час навчання я зовсім не розуміла всіх цих термінів на кшталт “вихідне постачання”, “відпустка матеріалу”, “вид руху”… на той момент я та всі мої колеги були нажахані та просто чинили величезний опір у роботі з цією системою… хоча, по суті, це були звичні нам процеси відвантаження і списання продукції зі складів. Коли ж через кілька років я впроваджувала SAP як консультантка, з розумінням основ Change Management, застосовуючи базові інструменти у своєму функціональному напрямі та проводила паралелі між системою і реальними процесами, то рівень розуміння і залученості співробітниками був істотно вищим.
Під час розгортання шаблону справедливо припустити, що організація має уявлення про роботу SAP. Але складнощі управління змінами полягають у проведенні FIT-GAP аналізу для ідентифікації дій у системі, які будуть відмінними від звичних, і для побудови, можливо, нової послідовності виконання бізнес-процесів. Це, своєю чергою, може вплинути на поточну організаційну структуру, або ж модель повноважень у системі.

Роль SAP Change Manager повинна мати можливість консультувати і навчати осіб, які приймають рішення:

• Їм необхідно визначити бізнес-переваги, очікувані від впровадження SAP.
• Вони повинні гарантувати, що майбутні процеси були узгоджені з бізнесом і приведені у відповідність з вигодами для бізнесу.
• Вони повинні гарантувати, що постачальник і клієнти, які отримають доступ до системи, були добре залучені та навчені.

Відповідно до проведених компанією Prosci досліджень та опитувань, проєкт типу “Впровадження ERP системи” потрапив до переліку найскладніших проєктів, і однією з рекомендацій для ведення управління змінами в проєкті такого характеру стала наступна вимога до менеджера зі змін: “Above-average understanding of the ERP system” (Prosci, “Best practices in Change management”, 2018 edition).
На мій погляд, найважливішим критерієм має бути те, що менеджери зі змін розуміють SAP, і навпаки, консультанти SAP володіють методологіями управління змінами. Подібний сценарій забезпечить ефективне впровадження системи SAP як з технічного боку, так і з боку прийняття нової системи користувачами та замовниками.